หลักการและเหตุผล

 

การร่วมประชุมกันเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลและความคิดเห็น รวมทั้งแก้ปัญหาและตัดสินใจร่วมกัน

การประชุมจะเกิดผล ก็ต้องมีการเขียนรายงานการประชุม เพื่อบันทึกสิ่งต่างๆ ที่ได้ตกลงกันในที่ประชุมและส่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อกันลืมและเตือนว่า ใครจะต้องทำอะไรให้แล้วเสร็จตามที่ได้รับมอบหมายไป

 

การจะเขียนรายงานการประชุมได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิผลนั้น ต้องอาศัยทักษะการฟังอย่างตั้งใจ การสรุปจับประเด็นสำคัญในแต่ละหัวข้อ หรือวาระที่มีการพูดคุยกัน และการถ่ายทอดประเด็นสำคัญเหล่านั้นเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างถูกต้องและกระชับ ถ้าปราศจากทักษะในเรื่องเหล่านี้หรือมีบางทักษะเท่านั้น อาจทำให้ไม่อยากเขียนรายงานการประชุม

 

วัตถุประสงค์

1. เพื่อฝึกทักษะในการฟังจับประเด็น และสรุปสาระสำคัญในการประชุมได้อย่างถูกต้อง ชัดเจน กระชับและตรง ประเด็น

2. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้ ความเข้าใจถึงความสำคัญ และประโยชน์ของการเขียนรายงานการประชุม

3. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้ ความเข้าใจหลักในการจัดทำวาระการประชุม

4. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมมีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับรูปแบบและเทคนิคของการเขียนรายงาน

การประชุมที่ถูกต้อง

5. เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้รับจากการอบรมไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน

ให้เกิดประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

 

หัวข้อการอบรม  

1. วงจรการบริหาร "การประชุม" ที่มีประสิทธิผล (Effective Cycle of "Meeting Administration Management)

2. บทบาทหน้าที่ของผู้จดบันทึก (Minutes' taker duty)

3. ทักษะการจดบันทึก (Powerful techniques for minute taking)

4. หลักการในการจัดทำ "วาระการประชุม" (Preparation of effective "Agenda")

5. หลักการในการจัดทำ "รายงานการประชุม" (Producing  Informative "Minutes of Meeting")

6. กรณีฝึกปฏิบัติ (Group Case Study Exercises) "Agenda" and "Minutes of Meeting"

7. การนำเสนอผลงานกลุ่ม (Group Presentation)

8. ประเมินผล (Key points evaluation & correction)

9. สรุป คำถาม - คำตอบ (Q & A and wrap- up)

 

รูปแบบการอบรม

บรรยายสรุป อภิปราย กรณีศึกษา แบ่งกลุ่มย่อยฝึกปฏิบัติ และLearning Gamesการนำเสนอผลงานหน้าห้องฝึกอบรม