ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร คุณทราบหรือไม่ในเวลาที่ใช้ไปกับงานเอกสาร การค้นหาเราใช้เวลาถึง 30-40% ไปกับเวลาการปฏิบัติงาน นี่คือหนึ่งเหตุผลที่องค์กรต้องใส่ใจกับระบบงานเอกสาร       อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือใช้อ้างอิงในธุรกรรมทางธุรกิจ  ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ภาครัฐ ที่อาจเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือมีการตรวจสอบเอกสารทางบัญชี  เอกสารต่าง ๆ ที่องค์กรเกี่ยวข้อง กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท  หรือหากมีการเคลมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งต้องหาเอกสารมายืนยัน การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง จากเหตุการณ์เหล่านี้  ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ ควรมีวิธีการ มาตรฐานเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ อายุเอกสารทางกฎหมายเป็นเรื่องสำคัญจะทำลายได้หรือไม่ และในยุค 4.0 ที่ต้องใช้ความรวดเร็วในการทำงาน หรือในยุคของPaper lessการเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง การสแกนที่เป็นระบบ ค้นหาง่าย  องค์กรจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพและสามารถตอบสนองความต้องการในการสืบค้นหรือค้นหาอย่างทันเวลาในการสนับสนุนสิ่งที่ต้องการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

วัตถุประสงค์ :

1.      เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ การแยกหมวดหมู่ทีเหมาะสม และค้นหาได้ง่าย

2.      เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้เอกสาร

3.      เพื่อการเรียนรู้แนวทางและวิธีในการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพ

หัวข้ออบรม

1.      เรียนรู้ความจำเป็นในการจัดเก็บ และบริหารเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

2.      เรียนรู้วงจรเอกสาร  ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร

3.     เรียนรู้การบริหารจัดการเอกสารในระบบดิจิทัลในปัจจุบัน

4.      เรียนรู้เอกสารสำคัญ เอกสารที่จำเป็น หรือ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรจัดเก็บในองค์กร

5.      เรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร

6.      เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากลเพื่อมาประยุกต์ใช้ในองค์กร

7.      เรียนรู้วิธีการเทคนิคในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  การทำดัชนี การจัดหมวดหมู่ เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก

8.      เรียนรู้โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์

9.      เรียนรู้การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ

10.   เรียนรู้การวางระบบที่จัดเก็บ (Location)การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ (คลังเก็บ)

11.   เรียนรู้การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายที่ถูกต้อง

12.   เรียนรู้ ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท

13.  เรียนรู้แนวทางในอนาคตในการใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ

E-Documentเพื่อการลดต้นทุน เข้าถึงเอกสารและการปฏิบัติงานที่รวดเร็วขึ้น

14.  สรุป ถาม - ตอบ

รูปแบบการสัมมนา

1.      การบรรยายแบบมีส่วนร่วม         50%

2.      Workshop/กลุ่มอภิปราย และการนำเสนอร่วมกัน      50 %

หมายเหตุ: หลักสูตรสามารถจัดเป็นIn-House Training

สำรองที่นั่ง หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คุณเล็ก

Tel:063-846-6405

E-mail:info@chosenthebest.com

website:www.chosenthebest.com