การควบคุมเอกสาร (Document Control)ตามมาตรฐานISO 9001:2015+2026 (เตรียมพร้อม)คือการจัดการเอกสารในระบบบริหารคุณภาพให้มั่นใจว่า เอกสารมีความถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องโดยต้องครอบคลุม3ส่วนหลัก ได้แก่:

ก่อนเข้าเรียนการควบคุมเอกสาร

เช้า

เรียนเรื่องข้อกำหนดของระบบ และ แนะนำวิธีการวางแผนการควบคุมเอกสาร ลดความเสี่ยงและโอกาสในการทำงานผิดพลาด

แนะนำเอกสารที่ต้องจัดทำตามversion 2026ที่ได้มีอนุมัติให้ISO14001:2026ใช้แล้ว และISO9001:2026กำลังจะอนุมัติ

บ่าย

1.การจัดทำและการระบุรายละเอียด

• ต้องระบุ ชื่อเรื่อง,วันที่จัดทำ, ผู้จัดทำ/ผู้อนุมัติ,และเลขที่เอกสารหรือรหัส (Revision/Issue Number)ให้ชัดเจน
• จัดทำในรูปแบบที่เหมาะสม เช่น ภาษาที่ใช้, ซอฟต์แวร์ที่ใช้,และรูปแบบกราฟิก โดยต้องมีการทบทวนและอนุมัติความเหมาะสมก่อนนำไปใช้จริง

2.การแจกจ่ายและการเข้าถึง

• องค์กรต้องมั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้อง ณ จุดใช้งาน
• กำหนดรูปแบบสำเนา เช่น เอกสารแจกจ่ายควบคุม (Controlled Copy)เพื่อให้มั่นใจว่าเมื่อเอกสารมีการเปลี่ยนแปลง ผู้ถือครองจะได้รับฉบับปรับปรุง และเอกสารไม่ควบคุม (Uncontrolled Copy)สำหรับแจกภายนอกโดยไม่มีการอัปเดต

3.การควบคุมการเปลี่ยนแปลง

• เอกสารที่ถูกยกเลิกหรือหมดความจำเป็นต้องถูกจัดเก็บอย่างเหมาะสมเพื่อป้องกันการนำไปใช้โดยไม่ได้ตั้งใจ
• ต้องมีกระบวนการจัดการกับเอกสารภายนอก (เช่น แบบฟอร์มลูกค้า กฎหมาย คู่มือเครื่องจักร) ที่จำเป็นต่อการวางแผนและการดำเนินงานของระบบบริหารคุณภาพ