การบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

3 ตุลาคม 2561

หลักการและเหตุผล

สำนักงานทั้งในภาคเอกชนและรัฐบาลมักจะมีเอกสารเข้า - ออกหลายประเภทเป็นจำนวนมาก ซึ่งมีความสำคัญมากน้อยแตกต่างกัน เอกสารบางชิ้นมีประโยชน์ในการนำข้อมูลไปใช้ในโอกาสต่อไป นอกจากนั้นยังใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ฉะนั้นถ้าสำนักงานแห่งใดต้องการดำเนินการด้านเอกสารอย่ามีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้หลักการบริหาร และการจัดเก็บเอกสารที่ดีมีระบบเพื่อให้นำข้อมูลมาใช้ได้อย่างรวดเร็ว

§ การบริหารงานเอกสารที่ดี สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความสูญเสียเรื่องเวลา ค่าใช้จ่ายแฝง และสร้างบรรยากาศที่เอื้ออำนวยในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม

§ จะเก็บเอกสารไว้ที่ไหน? เหมาะสม ไม่สูญหาย ง่ายต่อการสืบค้น

§ เพิ่มแฟ้ม เอกสาร ทำอย่างไร? เป็นระเบียบ ไม่ยุ่งยาก

§ เข้าใจวงจรเอกสาร ระบบ และขั้นตอนการจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเพื่อใช้ในการทำงานจริงอย่างเห็นผล

หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานบริการ และพนักงานขายที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ รวมทั้งเคล็ดลับอื่นๆ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง

วัตถุประสงค์ของหลักสูตร

1. เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษอย่างเป็นระบบ

2. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานระบบจัดเก็บเอกสาร สู่สำนักงานยุคไร้กระดาษ อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในระยะเวลาอันรวดเร็ว

หัวข้อการสัมมนาเวลา 09.00-16.00 น.

ความสำคัญและประโยชน์ของระบบบริหารเอกสาร
การประเมินปัญหาต่าง ๆ ของการบริหารและจัดเก็บเอกสาร

• ปัญหาเกี่ยวกับบุคลากร

• ปัญหาด้านระบบ

• ปัญหาด้านสิ่งแวดล้อมต่างๆ (สถานที่/อุปกรณ์)

กิจกรรม Workshop: บทวิเคราะห์และสรุปปัญหากลุ่ม
วงจรของการบริหารงานเอกสารและจัดเก็บเอกสาร

• ประเภทของเอกสารในการทำงาน

• วงจรการบริหารและจัดเก็บเอกสารตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุด

ระบบการจัดเก็บเอกสาร

• มาตรฐานการจัดเก็บเอกสาร

• ระบบการจัดเก็บเอกสารที่สะดวกต่อการใช้งาน และง่ายต่อการค้นหา

• ข้อแนะนำในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดเก็บเอกสาร-ข้อมูล

ความรู้ความเข้าใจเรื่องตู้เก็บเอกสารและแฟ้มจัดเก็บเอกสาร
การสร้างระบบควบคุมในการบริหารงานเอกสาร (Document System Control)
ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

• การปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารก่อนเก็บ

• การวางแผนในการจัดเก็บเอกสารที่ได้ผล

วิธีการจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

• ระบบการจัดเรียงแฟ้มเอกสาร

• การจัดทำดรรชนีเอกสาร/แฟ้ม (Index)

• การจัดเก็บเอกสารตามเลขเรียงลำดับ

• การจัดเก็บเอกสารตามเรื่องและวิธีให้สีกำกับกลุ่มเรื่อง

• การจัดระบบการยืมเอกสารเวลาในการเก็บ

กิจกรรม Workshop: การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ
วิธีการปฏิบัติต่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร และ ตู้เอกสาร
ความสำคัญของอายุเอกสารและการกำหนดระยะเวลาในการจัดเก็บ
ข้อควรปฏิบัติเพิ่มเติมในการจัดเก็บเอกสาร
สรุป คำถามและคำตอบ

ค่าลงทะเบียน

(รวมค่าวิทยากร ค่าเอกสาร อาหารกลางวัน-เครื่องดื่ม 2เบรค)

ค่าอบรม	ราคาก่อน VAT	VAT 7%	ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3%	ราคาสุทธิ
Normal ค่าสัมมนาจ่ายหน้างาน	3,700	238	(102)	3,536
Early Bird ค่าสัมมนา	3,400	238	(102)	3,536
สมัคร3ท่าน ๆ ละ	3,300	231	(99)	3,432