เทคนิคการจดบันทึกและจัดทำรายงานการประชุม

 

วิทยากร:อาจารย์ประภาภรณ์ พนัสพรประสิทธิ์

·         อดีตเลขานุการ ฝ่ายขาย ฝ่ายการโฆษณาและฝ่ายขุดเจาะน้ำมัน บริษัท เอสโซ่แสตนดาร์ด ประเทศไทย จำกัด

·         อดีตเลขานุการ ฝ่ายบุคคล บริษัท ปูนซิเมนต์ไทย จำกัด

·         ผู้จัดการส่วนบริหารธุรการ บริษัท อุตสาหกรรมทำเครื่องแก้วไทย จำกัด(มหาชน)

 

8 สิงหาคม 2561

09.00 - 16.00 น.

** โรงแรมโกลด์ ออร์คิด กรุงเทพฯ (ถนนวิภาวดีฯ-สุทธิสาร)

 

**สถานที่จัดอบรมอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสม

 

หลักการและเหตุผล

ในหน่วยงานทุกหน่วยงาน มีความจำเป็นต้องจัดให้มีการประชุมทั้งในรูปแบบที่เป็นและไม่เป็นทางการ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อระดมความคิด เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานอ้างอิง ในการปฏิบัติงานว่าใครทำอะไร อย่างไร มีความคืบหน้าอย่างไร มีการเสนออะไร มีมติในเรื่องใดว่าอย่างไร และแสดงถึงข้อเท็จจริงเหตุผลการพิจารณาของที่ประชุม หรือแสดงถึงผลงานที่ได้ดำเนินการมาแล้ว รายงานการประชุมจึงเปรียบเสมือนเป็นเครื่องมือในการติดตามงานที่ได้รับมอบหมายว่าได้ดำเนินการอย่างไร และเพื่อแจ้งผลการประชุมให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ และปฏิบัติต่อไป 

ในหลักสูตรนี้จะอบรมให้ผู้ที่ทำหน้าที่เป็นธุรการ หรือเลขานุการในที่ประชุม ได้เข้าใจบทบาท หน้าที่ วิธีการจด และสรุปรายงานการประชุม ทั้งในรูปแบบการประชุมที่ เป็นทั้งInternational MeetingและLocal Meetingให้สามารถจด และสรุปเนื้อหารการประชุมได้ครอบคลุม ตรงประเด็น ทำให้การประชุมนั้นไม่สูญเปล่า

 

วัตถุประสงค์

1.   เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจบทบาทหน้าที่และขั้นตอนการบริหารงานประชุมอย่างละเอียด

2.   เรียนรู้เทคนิคการบริหารงานประชุมตลอดจนวิธีการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าในการประชุม

3.   ฝึกฝนการร่างวาระการประชุม การจดบันทึก การเขียนรายงานการประชุมหลากหลายรูปแบบ

4.   เพื่อให้ผู้เข้าอบรมสามารถนำความรู้ที่ได้ไปประยุกต์ใช้เรื่องการบริหารงานประชุมอย่างมีประสิทธิภาพภายใน         ระยะเวลาอันรวดเร็ว

 

หัวข้อการฝึกอบรม/สัมมนา

1.   บทบาทของผู้ที่เกี่ยวข้องในงานประชุมMeeting-Concerned Persons' role 

2.   คุณสมบัติและหน้าที่ของเลขานุการหรือธุรการในที่ประชุม Qualification and role of Administrative

Affair Personnel or Secretary at the Meeting 

3.   การประชุมแบบทางการ และไม่เป็นทางการFormal and informal Meeting 

4.   รูปแบบของรายงานการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ)Type of meeting's minutes (Both Thai and English) 

5.   การจดบันทึกการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ) (Meeting Recording (Both Thai and English) 

-     การจดละเอียดทุกคำพูดของผู้เข้าประชุม(Write down all speeches of the meeting attendants) 

-     การจดย่อเรื่องเฉพาะประเด็นสำคัญหรือใจความสำคัญ(Write down the syllabus or theme) 

-      การจดสรุปสาระสำคัญของเรื่องที่พิจารณา ความเห็น เหตุผล

-      (Summarize the essence of the topics considered for opinion and reasons) 

6.   หลักการเขียนรายงานการประชุม (ทั้งไทย และอังกฤษ) Principles of Meeting's Minute Writing

(Both Thai and English) 

-     ใจความสำคัญEssence

-     ภาษาที่ถูกต้อง ชัดเจนCorrect and clear language

-      การเรียงลำดับวาระการประชุมOrder of meeting agenda 

-      การเขียนคำพูดโต้แย้งWriting an Argument 

-      การเขียนข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติWriting numbers and Statistics 

-     การเขียนเวลา การติดตาม และสถานการณ์ดำเนินการของแต่ละวาระการประชุม Writing a period, follow-up, and meeting status at each agenda 

7.   คำศัพท์ สำนวน ภาษาทางธุรกิจที่ควรศึกษาVocabulary, idiom, and necessary business langue 

8.   สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการเขียนรายงานการประชุมWhat should avoid in writing a meeting minutes 

9.   สรุปประเด็นปัญหาในการเขียนรายงานการประชุม และวิธีการแก้ไขเพื่อพัฒนาการในการจด และสรุปรายงานประชุมทั้งไทยและ อังกฤษSummarize the issues on writing the meeting minutes and solutions for improvement on writing down and summarizing the meeting minutes in Thai and Englis

10.กรณีศึกษา และถามตอบCase Study and Answer and Questions