Training Partner เข้าระบบ
 
Username
Password
Forgot password?
 
สมัครเป็น Training Partner ที่นี่
 
 
 
Keyword
วันที่เริ่มต้น
วันที่สิ้นสุด
 
รับข่าวสารการอบรมสัมมนา
 
 
Knowledge Zone > ข่าวสารแวดวง Training
 
 
 
การบริหารโครงการ : อีกทักษะที่จำเป็นของ HR

เมื่อนักบริหารทรัพยากรบุคคลทำงานมาสักระยะหนึ่งก็จำเป็นจะต้องบริหารโครงการ ดังนั้นการบริหารโครงการจึงถือเป็นความสำคัญประการหนึ่งที่ถูกละเลยมิได้ และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการเพิ่มทักษะและความรู้ในการบริหารโครงการให้กับนักบริหารทรัพยากรบุคคลอยู่เสมอ

ในปัจจุบันนักบริหารทรัพยากรบุคคลเรียนรู้วิธีการบริหารโครงการจากการทดลองปฏิบัติงานจริง ซึ่งบางครั้งอาจมี ข้อผิดพลาดหรือเกิดความยากลำบากขึ้นบ้าง ทำให้สูญเสียค่าใช้จ่ายที่เกิดจาก ความผิดพลาดเป็นจำนวนมาก

สำหรับบทความนี้ ผู้เขียนจึงขอนำเสนอวิธีการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีทั้งหมด 8 ขั้นตอน

1.การทำความรู้จักกับโครงการ

ขั้นตอนในการกำหนดโครงการมีทั้งหมด 4 ขั้นตอนตามลำดับ ได้แก่ กำหนดขอบเขตของโครงการ การวางแผนปฏิบัติ วิธีการนำไปสู่การปฏิบัติ และการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ

ในแต่ละโครงการจะต้องมีการกำหนดแผนและกิจกรรมย่อย ๆ เป็นส่วนประกอบ นักบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องรู้จักวิธีการจัดการกิจกรรมย่อย ๆ ให้เสร็จตามเวลาเพื่อให้แผนบรรลุผลสัมฤทธิ์ตามเวลา ที่กำหนด

นอกจากนั้นความเปลี่ยนแปลงในระหว่างที่โครงการกำลังดำเนินอยู่ เช่น ด้านงบประมาณ ด้านบุคลากร และกระบวนการการทำงานก็ถือเป็นอุปสรรคสำคัญ และอาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการจัดการโครงการอยู่เสมอ

ดังนั้นคุณสมบัติของนักบริหารทรัพยากรบุคคลประการหนึ่งในการจัดการโครงการ คือความสามารถในการบริหารความเปลี่ยนแปลง

2.ค้นหาความต้องการของลูกค้า

ในขั้นตอนของการกำหนดขอบเขตของโครงการ นักบริหารทรัพยากรบุคคลจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมายสำคัญต่อโครงการและงบประมาณต่าง ๆ ที่ลูกค้าสามารถรองรับได้ ในแต่ละโครงการมีส่วนประกอบสำคัญ 3 ส่วนที่จะนำไปสู่ความสำเร็จได้ ได้แก่ เวลา ค่าใช้จ่าย และคุณภาพ

ซึ่งส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วนจัดว่ามีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง แต่ความเป็นจริงหากพิจารณาถึงความคิดของลูกค้าแล้ว ส่วนประกอบทั้ง 3 ส่วนอาจไม่จำเป็นต้องมีความสำคัญเท่ากันทั้งหมด ตัวอย่างเช่น หาก ผู้บริหารโครงการกำลังดำเนินโครงการเรื่องการอบรมด้านความปลอดภัยในโรงงาน ผู้บริหารโครงการอาจสอบถามลูกค้าได้ว่า หากต้องการให้บรรลุเป้าหมายอย่างแท้จริงก็จำเป็นจะต้องเพิ่มงบประมาณในโครงการนี้ ดังนั้นส่วนประกอบด้านงบประมาณก็จะมีความสำคัญเป็นอย่างมาก ดังนั้นการค้นหาความต้องการที่แท้จริงของลูกค้าในช่วงการเจรจาโครงการ จึงจัดว่าเป็นความสำคัญยิ่งที่ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องคำนึงถึง

3.การวางแผนโครงการ

การวางแผนโครงการเป็นสิ่งสำคัญ แต่ที่สำคัญมากไปกว่านั้นคือเมื่อนำแผนไปสู่การปฏิบัติแล้ว แผนนั้นก็อาจมีความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอยู่เสมอ ดังนั้นการวางแผนโครงการจึงไม่จำเป็นต้องรีบเร่ง แต่ต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการนำแผนไปสู่การปฏิบัติ ซึ่งเทคนิคที่อาจช่วยในการวางแผนได้ประกอบด้วยคำถามเหล่านี้

- ในแผนนั้นมีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำ

- ในแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้ระยะเวลานานเท่าใด

- ในแต่ละกิจกรรมจะต้องทำอะไรบ้าง

- ในแต่ละกิจกรรมจะต้องเตรียมการอะไรล่วงหน้าก่อนที่จะเริ่มดำเนินกิจกรรมนั้น ๆ

- ในแต่ละกิจกรรมจะต้องใช้ทรัพยากรที่จำเป็นอะไรบ้าง

- แต่ละกิจกรรมจะต้องใช้งบประมาณจำนวนเท่าใด

4.การตรวจสอบการดำเนินการตามแผนอย่างต่อเนื่อง

ในการดำเนินกิจกรรมแต่ละครั้งจะต้องถามตัวเองอยู่เสมอว่า อะไรคือความเสี่ยงในแต่ละกิจกรรม

หากเกิดข้อผิดพลาดขึ้นจะทำอย่างไร และอะไรจะเกิดขึ้นตามมา

ดังนั้นการประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรมจึงเป็น สิ่งสำคัญยิ่ง

5.การให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม

การมีส่วนร่วมจะก่อให้เกิดพันธสัญญาของสมาชิกในทีมที่จะดำเนินโครงการให้สำเร็จลงได้ ดังนั้นผู้บริหารโครงการจึงจำเป็นต้องกระตุ้นให้สมาชิกในโครงการมีส่วนร่วมในกิจกรรมต่าง ๆ เสมอ เช่น การวางแผนโครงการ ผู้บริหารโครงการก็อาจแยกออกเป็นแผนย่อย ๆ และแบ่งให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการวางแผนแต่ละส่วน ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละแผนย่อย ๆ การกำหนดทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในกิจกรรมต่าง ๆ ผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในระยะเริ่มต้นโครงการ ซึ่งจะทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกถึงความสำคัญและความจำเป็นที่จะต้องทำกิจกรรมต่าง ๆ ให้ประสบผลสำเร็จ

6.ให้ความจริงจังกับการปฏิบัติตามแผน

หากผู้บริหารโครงการไม่ได้มีการควบคุมอย่างเคร่งครัด อาจเกิดปัญหาตามมาเกี่ยวกับเวลา งบประมาณ และคุณภาพของแผนได้ ดังนั้นผู้บริหารโครงการควรมีการนัดประชุมเพื่อตรวจสอบการดำเนินการตามแผนเสมอ และนักบริหารโครงการจะต้องพยายามกระตุ้นหรือหาแรงจูงใจให้สมาชิกในทีมเกิดความตื่นตัว และพร้อมที่จะแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างที่กำลังดำเนินการตามแผน หากสมาชิกในทีมไม่สามารถจะแก้ปัญหาได้ ผู้บริหารโครงการก็ควรสนับสนุนให้สมาชิกเหล่านั้นถามถึงแนวทางในการแก้ปัญหาเพื่อป้องกันไม่ให้กิจกรรม แผน หรือโครงการเกิดความเสียหายหรือไม่เป็นไปตามเวลาที่กำหนด โดยไม่จำเป็นได้

7.ควบคุมการดำเนินโครงการอย่างเคร่งครัด

ผู้บริหารโครงการควรทำความตกลงกับสมาชิกในทีมให้ชัดเจนว่า เมื่อได้ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แล้วก็ไม่อาจจะเปลี่ยนแปลง กระบวนการต่าง ๆ ที่ได้วางเอาไว้ได้ นอกเสียจากว่าสมาชิกในทีมจะนำปัญหา ต่าง ๆ มาถกเถียง และเมื่อผู้บริหารโครงการเห็นชอบก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อดำเนินการตามกิจกรรมที่ได้วางไว้แล้ว สมาชิกอาจควบคุมให้กิจกรรมสำเร็จตามเวลาที่กำหนดได้ หรือกิจกรรมนั้นอาจใช้เวลามากเกินกว่าที่ได้กำหนดเอาไว้ นอกจากนั้นสมาชิกก็ควรประเมินว่าปัญหาเช่นนี้จะหาวิธีการป้องกันอย่างไร ดังนั้นความสามารถในการควบคุมการดำเนินโครงการจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ หากผู้บริหารโครงการไม่มีความสามารถในการจัดการความเปลี่ยนแปลงได้ก็อาจก่อให้เกิดความสูญเสียต่อโครงการได้

8.การทำให้โครงการสำเร็จอย่างมืออาชีพ

กุญแจที่สำคัญที่สุดของผู้บริหารโครงการ คือ จะต้องสร้างความแน่ใจให้ได้ว่าลูกค้า หรือผู้ใช้บริการจะต้องเกิดความพึงพอใจกับผลลัพธ์ที่เกิดจากการดำเนินโครงการ ผู้บริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจะต้องสามารถประเมินโครงการเป็นระยะ ๆ อยู่เสมอ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นว่าโครงการดำเนินการไปตามความต้องการของลูกค้า

นอกจากนี้การตรวจสอบและการประเมินโครงการยังช่วยทำให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้นกับโครงการและความพยายามที่จะทำให้โครงการประสบผลสำเร็จของสมาชิกในทีม การให้กำลังใจและการชื่นชมสมาชิกในทีมถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากเป็นแรงกระตุ้น แต่การตรวจสอบและประเมินผลสมาชิกในทีมก็ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน เพราะผู้บริหารโครงการจะต้องไม่ลืมว่า ความพึงพอใจของลูกค้าคือความสำเร็จของการบริหารโครงการแบบมืออาชีพ

การบริหารโครงการเพื่อให้ประสบผลสำเร็จ ประกอบด้วยหลักการสำคัญดังนี้

- ควรถามลูกค้าถึงความต้องการที่ลูกค้าต้องการจริง ๆ จากโครงการ

- ให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วมในการวางแผนและการตัดสินใจในโครงการ

- ประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างดำเนินโครงการ และหาวิธีการแก้ไข

- พยายามควบคุมโครงการให้เป็นไปตามแผน

- แก้ปัญหาในขณะที่ปัญหานั้นยังสามารถแก้ไขได้

- ประเมินโครงการอยู่เสมอ เพื่อหา ข้อบกพร่องและการกระตุ้นให้สมาชิกในทีมเกิดกำลังใจ

หน้า 31

ที่มา:วันที่ 09 สิงหาคม พ.ศ. 2553 : ประชาชาติธุรกิจ :คอลัมน์ HR Corner :โดย ดร.มาฆะ ภู่จินดา


ผู้เข้าชม : 2457 ครั้ง
 
 
 
 
cheap nfl jerseys cheap nike jerseys cheap mlb jerseys cheap real air jordans cheap soccer jerseys